I thjeshtë. I përshtatshëm. I aksesueshëm, dhe lehtësisht i rikopjueshëm. Emaili është një instrument i rëndësishëm dhe tejet i fuqishëm i komunikimit si për personat ashtu edhe për bizneset.

Emaili është një dokument, i gjurmueshëm, ka forcë ligjore, është privat. Çdokush mund ta shohë llogarinë tënde në rrjetet sociale, por jo kushdo mund ta ketë emailin tënd.

Për bizneset, emaili shërben për njëqind lloj punësh të ndryshme. Ndër to, sigurisht edhe vlerësimi i kandidatëve për t’i punësuar apo i partnerëve të biznesit për të bashkëpunuar.

Një numër i pafundëm ekspertesh të burimeve njerëzore nga kompani të ndryshme, me emër të madh nëpër botë, thonë se në të shumtën e rasteve, u mjafton të analizojnë email-et që marrin nga kandidatët për pozicionet e lira të punësimit, për të vendosur më pas nëse do t’u jepet një takim për intervistë apo jo.

Me kaq shumë implikime që emaili ka në jetën e përditshme, nuk do të ishte aspak e tepërt të pohonim se emaili është një instrument i fuqishëm që na ndihmon të shesim veten, të shfaqim, të paketojmë dhe të përcjellim cilësitë dhe aftësitë tona më të mira kur ua dërgojmë të tjerëve.

E kundërta është e vërtetë gjithashtu, një email kaotik, pa hierarki, pa kokë pa trup pa këmbë, plot me gabime gramatikore, sigurisht që na ndihmon ta shesim veten, por në këtë rast, në mënyrën më negative të mundshme.

Kur dërgon një email pra, në fakt, je duke vënë në rrezik më shumë gjëra se sa ç’mendon.

Shembull: Imagjino sikur unë të dërgoj një email ty me një propozim biznesi, dhe ti nuk më njeh mua. E vetmja mundësi që të jepet në këtë moment të më njohësh mua, është të vijosh leximin e email-it, dhe ti vëren gabime të tepërta në tekst, gjëja e parë që të vjen në mendje është të mendosh se nuk ke të bësh me një profesionist, dhe si rrjedhojë nuk ke aspak besim se mund të jem e duhura për të bashkëpunuar në biznes.

Pra, me kaq shumë gjëra në lojë, do të ishte e udhës të shqyrtonim disa rregulla të arta, dhe këshilla të etikës së përdorimit të email-it.

Mbaj një tonalitet profesional

Shkruaj një titull që përshkruan atë për të cilën flitet në email, urimet dhe përshëndetjet duhet të jenë ato formalet, mos u drejto në formë të përveçme, dhe bëj një shtjellim jopersonal. Studiuesit në Yahoo Lab shqyrtuan më shumë se 2 milion përdorues dhe 16 miliardë emaile gjatë disa muajve, dhe zbuluan se gjatësia më e zakonshme e një përgjigjeje me email është pesë fjalë. Vetëm pesë fjalë pra, të shkurtra të vetmuara. Ky nuk duhet të jetë kurrsesi rasti yt.

Kontrollo adresën tënde

Ti nuk e di asnjëherë se deri ku mund të përcillet “Forwarded” emailit që i dërgon dikujt, dhe nëse adresa e emailit tënd është mikimouse ose diçka e kësaj natyre, të jesh i sigurtë se nuk do merret njeri seriozisht me ty.

Shmangi ato titujt e paqartë dhe abstrakt

Në shumicën dërrmuese të rasteve njerëzit vendosin ta lexojnë ose jo një email vetëm duke e gjykuar atë nga titulli. Ndaj ai duhet të jetë specifik për temën, të jetë direkt, të mos mbash një qëndrim casual sikur po ia dërgon një shoku. E pafalshme për ty do të ishte të veproje ashtu si 60% e përdoruesve, duke e lënë bosh fushën e titullit të emailit.

Zgjidh kohën e saktë për dërgimin e emailit

Grammarly zbuloi se, mesatarisht, ata që zgjoheshin herët e që shkruanin midis orës 4 dhe 8 të mëngjesit bënin 11.8 gabime për 100 fjalë të shkruara, ndërsa ata që shkruanin midis orës 22:00 dhe ora 02:00 të mëngjesit bënin 14.3 gabime për çdo 100 fjalë.

Njerëzit duket se shkruajnë më së miri në mes të ditës, duke provuar se me të vërtetë nuk duhet të dërgoni email-e pune në 4 të mëngjesit. Sipas të dhënave, shkruesit bënë më pak gabime (3.7 për çdo 100 fjalë) gjatë pasdites, nga 1 pasdite deri në 5 pasdite. Kështu që ruajini ato emaile të rëndësishëm për pas drekës.

Përdorimi shenjat e sakta të pikësimit

Pika, tre pikat, presjet, ndarja e paragrafëve dhe pikëpyetjet, nuk mund të jenë njësoj si ato shkurtimet e bisedave në chat. Emoji mund t’u dërgosh vetëm atyre që janë në të njëjtën hierarki me ty ose më poshtë. Në email përdoret ngjyra e zezë, dhe teksti nuk duhet të ylberizohet.

Zgjidhe përshëndetjen hapëse me kujdes

Emaili zakonisht hapet me një përshëndetje, e cila nuk mund të jetë as e ftohtë por as tepër e ngrohtë, kujto se duhet të mbash një tonalitet formal. Në shumicën e rasteve është një normë e mirë të përdoret ky format:

• Përshëndetje Emri
• Mirëdita Emri
• Mirëmbrëma Emri

Në rast se nuk e dini emrin e personit të cilit i drejtohet emaili, atëherë:

• Përshëndetje Pozicioni
• Mirëdita Pozicioni

Përdor rregullat standarte të drejtshkrimit në fjali.

Shkronjat e mëdha, aty ku kanë vendin, dhe të voglat aty ku duhen, siç e kërkon gjuha shqipe. Bëj kujdes me kuptimin e fjalëve, sepse apostrofi nuk ka lidhje me apostujt, dhe mjeti i indentifikimit, nuk është mjet identifikimi.

Shkurtojini linqet ose vendosni hiperlinqet

Kur shkruani trupin e një emaili, shumë shpesh lind nevoja që të citoni një burim ose t’i referoheni atij, dhe ka dy mënyra për ta bërë këtë:

Nëse url e burimit është tepër e gjatë atëherë shkurtojeni atë, duke përdorur një shkurtues (url shortener).

Nëse nuk doni ta shkurtoni, atëherë ndërfuteni url e burimit tek ajo fjalë në tekstin tuaj si hiperlink.

Firma në pjesën fundore të emailit

Edhe nëse shkruan emailin më elokuent, bindës, e interesant në botë, një pjesë fundore e formatuar dobët do të bëjë të dukesh amator. Sigurisht që ky nuk është vendi për të vendosur thënien tënde të preferuar, apo portretin tënd, apo gjithçka tjetër e kësaj natyre.

Mbushi fushat e email-it në mënyrë të saktë

To: Vendos adresën e emailit të marrësit. Cc: Nëse dëshiron të vësh në dijeni dikë tjetër në lidhje me mesazhin që po dërgon, nga ky nuk kërkohet kthim përgjigjeje as ndërhyrje.
Bcc: Kur dëshironi t’i dërgosh një kopje të emailit dikujt, të cilin askush nuk e sheh dot se po e merr atë.

Shmangi skedarët e bashkëlidhur të panevojshëm

Mos vendos attachments të panevojshëm. Gjithnjë shpjegoje me tekst se çfarë keni bashkëngjitur dhe formatin e saj. Mos bashkëlidh skedarë shumë të mëdhenj.
Skanoji përpara se ti ngarkosh.

Rilexoje çdo mesazh përpara se ta dërgosh

Në mënyrë që asnjëherë të mos nxitosh me dërgimin e emailit, bëje zakon ta lësh bosh fushën e marrësit të emailit, të cilën e plotëson vetëm pasi ta kesh rilexuar tekstin e emailit tënd, dhe të jesh siguruar se nuk ka asnjë lapsus në të.

Përgjigju në kohë

Kolegëve ose bashkëpunëtorëve brenda 12 orëve. Kontakteve të përgjithshme brenda 24 orëve. Të panjohurve brenda 3-4 ditëve. Kontakteve me peshë të madhe brenda 24 orëve.

Programo mesazhe automatike kur nuk do jesh e disponueshme për një kohë të gjatë.

Trego sa kohë nuk do të jesh në zyrë. Jep kontaktin e një personi tjetër që mund të të zëvëndësojë ndërkohë, për gjërat urgjente. Vendos ‘OOO’ në titull të emailit në mënyrë që marrësit ta kuptojnë menjëherë se bëhet fjalë për një mesazh automatik.

Gjurmo hapjet dhe leximet e emaileve që dërgon.

Është një normë e mirë e komunikimit me email të keni dijeni nëse email që sapo dërguat, u lexua nga marrësi apo jo. Ka disa lloje shërbimesh që e mundësojnë një gjë të tillë, ndërsa outlook e ka të integruar në menunë e tij tek opsioni ‘request read receipt’, pra merrni konfirmimin e leximit.

/shkollaesuksesit.com